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SEPA-Zahlungsverkehr ab 2014 jetzt vorbereiten

Gründungswissen

Kontonummer und Bankleitzahl werden bis 1. Februar 2014 durch IBAN und BIC ersetzt. Vorteil: Zahlungen mit IBAN und BIC können sowohl im Inland als auch in die 31 Nationen des einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraums, kurz SEPA (Single Euro Payments Area), getätigt werden.

Bis Februar 2014 werden die herkömmlichen nationalen Verfahren für Überweisungen und Lastschriften durch das SEPA-Verfahren abgelöst. Deswegen müssen die Betriebe und Unternehmen die umfangreichen Vorbereitungen zur Umstellung jetzt angehen.

Prüfen Sie, welche Arbeitsabläufe in Ihrem Betrieb von der Umstellung betroffen sind. Der ZDH empfiehlt folgende Schritte:

  • Kontaktaufnahme mit dem eigenen Kreditinstitut

Zahlungsempfänger müssen von ihrer Hausbank für das Verfahren zugelassen werden. Dies geschieht im Rahmen einer Inkasso-Vereinbarung, die zwischen beiden Partnern getroffen werden muss.

  • Umstellung der Stammdaten von Kunden und Lieferanten auf IBAN und BIC

Künftig werden Konten nur noch durch eine internationale Bankkontonummer (IBAN) identifiziert. Bei grenzüberschreitenden Überweisungen kommt bis 2016 der Bank-Identifikationscode (BIC) hinzu.
Die für das eigene Konto maßgebliche IBAN sowie der BIC sind auf den bisherigen Kontoauszügen bereits ersichtlich.
Technisch aufwändiger ist die Umstellung der Kontodaten aller Geschäftspartner – hier bieten die Hausbanken zur Konvertierung verschiedene Lösungen an.
Wenn Kontodaten von Lieferanten oder Kunden nicht vorliegen, beispielsweise über die Rechnung oder den Briefbogen, müssen Sie direkt von den Geschäftspartnern angefordert werden.

  • Buchhaltung anpassen

Mit der Umstellung der Kontokennung müssen auch Buchhaltungs- und Softwaresysteme umgestellt werden. SEPA-Überweisungen und -Lastschriften haben ein spezifisches Datenformat, das für Unternehmen und Zahlungsdienstnutzer nach dem 1. Februar 2014 verpflichtend ist. Hier empfiehlt sich die rechtzeitige Kontaktaufnahme zu technischen Dienstleistern. Auch die Vorlagen für den Schriftverkehr müssen angepasst werden.

  • Infos zu Einzugsermächtigungen aussenden

Bereits erteilte Einzugsermächtigungen gelten weiter und müssen nicht neu ausgestellt werden. Der Empfänger muss den Zahler vor dem ersten SEPA-Lastschrifteinzug über den Wechsel auf den Einzug per SEPA-Basislastschrift informieren – unter Angabe von Gläubiger-ID und Mandatsreferenz.

  • SEPA-Lastschriftmandate einholen

Für Lastschriften, mit denen Ihr Konto belastet werden soll, erteilen Sie dem Zahlungsempfänger das SEPA-Lastschriftmandat. Erst das Mandat autorisiert eine Abbuchung. Sowohl für die Einholung eines Mandats als auch für die Übergabe der Lastschrift an die Bank sind bestimmte Formalien und Fristen einzuhalten.


Weitere Hintergrundinformationen und eine Liste mit den häufig gestellten Fragen (FAQ-Liste)  finden Sie unter datev.de

Weitere Tipps zur SEPA-Umstellung bekommen Sie hier:

  • Die „Checkliste zur SEPA-Einführung“ zeigt in kompakter und übersichtlicher Form auf, was für Unternehmen noch zu tun ist. Die SEPA-Checkliste kann unter ebusiness-lotse-ostbayern.de kostenlos heruntergeladen werden.
  • SEPA ist da: einfach bezahlen mit IBAN und BIC bankenverband.de
  • Handwerksunternehmen finden weitere Informationen und nützliche Links zur Umstellung auf der ZDH-Webseite unter:  zdh.de

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