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Notfallkoffer – Wenn der Chef ausfällt

Gründungswissen

Schon ein unvorbereiteter Ausfall des Chefs von wenigen Wochen kann für einen Betrieb schwerwiegende Folgen haben. Ohne Vorsorgemaßnahmen kann dies die Existenz des Unternehmens und auch der Unternehmerfamilie gefährden. Fast ein Drittel aller Familienunternehmen müssen den Ausfall des Inhabers durch Krankheit, Unfall oder Tod  unvorbereitet und ohne Notfallplanung bewältigen. (Quelle: Statistik des ifm, Institut für Mittelstandsforschung)

Im Tagesgeschäft ist die Abwicklung von Bankgeschäften oder die Zahlung von Löhnen, Gehältern, Lieferantenrechnungen und anderen Verbindlichkeiten sind ohne entsprechende Vollmachten nicht möglich. Nicht nur die Existenz des Unternehmers, sondern auch die seiner Mitarbeiter und Familienangehörigen wird dadurch gefährdet. Mit der berühmten Frage: "Was wäre, wenn…" sollte sich ein Unternehmer daher rechtzeitig, am besten schon bei der Firmengründung auseinandersetzen.

Ein sorgfältig geplanter "Notfallkoffer" verhindert, dass der Unternehmensablauf ins Stocken gerät. Darin werden wichtige Dokumente, Arbeitsabläufe und Kontaktdaten hinterlegt. Rechtliche Fragen sollten dabei vorab mit dem hauseigenen Steuerberater und einem Anwalt geklärt werden. Eine rechtzeitige Notfallplanung ist ein wichtiger Beitrag zur Unternehmenssicherung. Aktualisieren Sie Ihren "Notfallkoffer" jährlich und informieren Sie wichtige Vertrauenspersonen, wo er zu finden ist.

Nach folgender Checkliste könnte Ihr spezieller Notfallkoffer gepackt werden:

1.    Fällt der Geschäftsführer plötzlich aus, bedarf es eines Vertretungsplans, da der Unternehmensablauf reibungslos weitergehen soll. Fertigen Sie eine Aufstellung aller Personen in Schlüssel-Positionen mit ihren Aufgaben und Weisungsbefugnissen an. Sind alle unterrichtet, wo der Vertretungsplan zu finden ist?

2.    Wurden Vollmachten hinterlegt? Laut BGB muss eine Vollmacht vorliegen, damit eine rechtswirksame Vertretung möglich ist. Je nach Art der Vollmacht werden diese beim Anwalt, beim Notar, beim Arzt oder bei der Bank hinterlegt. Man unterscheidet zwischen folgenden Vollmachten:

•    Die Postvollmacht ermöglicht ein störungsfreies Tagesgeschäft
•    Bankvollmachten sichern die Handlungsfähigkeit des Nachfolgers oder Vertreters
•    Die Generalvollmacht dient der vollumfänglichen Vertretung des Unternehmers. Soll diese zeitlich befristet werden?
•    Eine Betreuungsverfügung für den medizinischen Notfall. Wird die Entscheidung durch eine Vertrauensperson oder einen gerichtlich bestellten Vormund getroffen?
•    Patientenverfügungen helfen dabei, dass Entscheidungen im Ernstfall im Sinne des Unternehmers getroffen werden

3.    Verwaltung aller Schlüssel des Betriebes. Wann wurden diese an wen herausgegeben? Erstellen Sie ein Schlüsselverzeichnis, damit jederzeit nachvollzogen werden kann, wer beispielsweise Zutritt zum Betrieb und/oder dessen Fahrzeugen und Maschinen hat.

4.    Verwaltung der EDV-Zugriffsrechte. Alle Passwörter, Benutzernamen, Lizenzschlüssel, Pins und Codes müssen dokumentiert und von einem Verantwortlichen betreut und gepflegt werden, damit im Notfall darauf zugegriffen werden kann.

5.    Unterlagen, die die Finanzen betreffen, sind heutzutage vielfältig. Egal ob es sich um verschieden Bank- und Versicherungsverträge handelt oder um Unterlagen, die den Rechtsanwalt oder den Steuerberater betreffen: listen Sie alle Vertragspartner und Institutionen mit den entsprechenden Vertrags-, Konto- und Steuernummern, inkl. der dazugehörigen Ansprechpartner auf.

6.    Für einen ungehinderten Tagesablauf müssen die kaufmännischen Abläufe einer weiteren zuständigen Person bekannt sein. Dies ermöglicht es, sich rasch einen Überblick über Auftragslage und -abwicklung, Kunden- und Lieferantenaufstellungen, Materialwirtschaft, Projektbetreuung, Rechnungsstellung oder Kalkulationsgrundlagen zu verschaffen. Dazu gehören ebenso besondere Unternehmensabläufe, die wichtige Prozesse dokumentieren.

7.    Machen Sie eine Aufstellung über laufende Verpflichtungen und Vermögen mit einem aktuellen Verzeichnis von Immobilien oder sonstigen Vermögenswerten.

8.    Klären Sie Ihre Nachfolge und die Erbschaft. Um Streitigkeiten oder sogar die Auflösung des Betriebes zu vermeiden, sind Regelungen dieser Art unabdingbar. Ein fehlendes Testament lässt die gesetzliche Erbfolge in Kraft treten, was nicht immer im Sinne des Unternehmers ist. Wichtige Punkte sind dabei die Erbregelung und die Betriebsnachfolge, die handwerksrechtliche Absicherung der Unternehmensfortführung, Erb- und Pflichtteilsverzichtserklärungen sowie eine eventuelle Betriebsveräußerung. Diese Angaben dienen nicht nur der Unternehmenssicherung, sondern auch der Existenzsicherung der Familie oder des Lebenspartners.

9.    Beachten Sie, dass auch weitere Dokumente für die Betriebsfortführung sehr wichtig sind. Dabei handelt es sich beispielsweise um Steuerbescheide, Grundbuch- oder Handelsregisterauszüge oder Verträge (Arbeitnehmer- oder Gesellschafterverträge, Eheverträge, etc.). Diese fassen Sie entweder unter einem Punkt "Sonstiges" zusammen oder erstellen bei Bedarf weitere Unterpunkte.

Ein "Notfallkoffer" kann aus einer klassischen Dokumentensammlung in Papierform bestehen. Eine weitere Möglichkeit stellt heutzutage jedoch auch die Speicherung und Vorhaltung der Daten auf Datensticks oder Festplatten dar. Die für den Betrieb relevanten Daten werden dabei auf den Datenträger überspielt und regelmäßig aktualisiert.

Vorsorgemaßnahmen können Schicksalsschläge zwar nicht verhindern, aber eine im Vorfeld sorgfältig gemachte Planung kann die Existenz Ihres Unternehmens sichern.

Sprechen Sie den Berater bei ihrer Handwerkskammer an. Er wird Sie sicherlich bei der Erstellung eines Notfallplans unterstützen.

Jörg Fuchs - betriebswirtschaftlicher Berater Handwerkskammer Karlsruhe

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