Die elektronische Rechnung im Handwerk
Thema des Monats
Eine elektronische Rechnung ist im Rechnungswesen ein elektronisches Dokument mit dem gleichen Inhalt und den gleichen Rechtsfolgen wie eine Rechnung in Papierform. Grundlage des verpflichtenden Empfangs und Versands elektronischer Rechnungen ist das Wachstumschancengesetz zur Förderung der Wirtschaft und Steuervereinfachung. Das “Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness” wurde am 27.03.2024 veröffentlicht. Bestandteil ist eine Harmonisierung des elektronischen Rechnungsverkehrs auf europäischer Ebene.
Die Bundesregierung plant als Starttermin für die E-Rechnungs-Pflicht den 1. Januar 2025. Ab diesem Tage müssen nach den derzeitigen Plänen alle Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können; für die Erstellung und Versendung von elektronischen Rechnungen sollen die Betriebe nach den Plänen noch ein Jahr mehr Zeit erhalten und damit spätestens ab dem 1. Januar 2026 eigene Rechnungen nur noch elektronisch versenden dürfen. (Quelle: https://www.handwerksblatt.de/). Ungeachtet dessen haben einige Bundesländer, u.a. Baden-Württemberg, die E-Rechnungspflicht bei öffentlichen Aufträgen (B2G – Business to Government) bereits umgesetzt und verlangen XRechnungen z.B. für Handwerksleistungen.
Die E-Rechnungs-Pflicht bezieht sich auf Geschäfte zwischen Unternehmern sowie mit der Öffentlichen Hand und hat derzeit keine Relevanz für Geschäftsvorfälle mit Privatkunden. Hier gelten dennoch weiterhin die Vorschriften der GoBD.
Schritt-für-Schritt zum E-Rechnungsverfahren am Beispiel B2G (behördliche Auftraggeber)
Schritt 1: Verstehen Sie die Anforderungen
Die XRechnung ist ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen. Sie muss bestimmte Angaben enthalten und im XRechnungs-Format als xml-Datei vorliegen. Allgemein gilt in Deutschland, dass die Umsetzung der XRechnungs-Pflicht durch das Gesetz zur elektronischen Rechnungsstellung ERechV - Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (gesetze-im-internet.de) sowie die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) geregelt ist. Zukünftig (nach der Verabschiedung) wird zudem das „Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness“ gelten.
In Baden-Württemberg müssen seit dem 01.01.2022 Rechnungen an Behörden als E-Rechnung eingereicht werden.
Unterschied zwischen strukturierter Rechnung im XML-Format und PDF-Rechnung:
Eine strukturierte Rechnung im XML-Format enthält die Rechnungsinformationen in einer maschinenlesbaren Form. Dies ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung durch Computersysteme und eine einfachere Integration in Buchhaltungssoftware. Im Gegensatz dazu ist eine Rechnung als PDF eine statische Datei, die für menschliche Lesbarkeit optimiert ist.
Strukturierte XML-Rechnungen ermöglichen eine effizientere Verarbeitung und Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen, während PDFs eher für die visuelle Darstellung gedacht sind und weniger maschinenlesbar sind.
Das hybride ZUGFeRD-Format kombiniert eine XML-Datei mit PDF. ZUGFeRD integriert in einem PDF-Dokument (Format PDF/A-3) standardisierte Rechnungsdaten im XML-Format: Die Rechnungen werden im PDF-Format verschickt. Die Daten werden zusätzlich in einer standardisierten XML-Struktur mit übertragen, die ins PDF eingebettet ist. ZUGFeRD 1.0 ist nicht mit den (erst später entstandenen) rechtlichen Vorgaben kompatibel, daher sollten Nutzer auf neuere Versionen setzen.
Öffentliche Auftraggeber akzeptieren keine ZUGFeRD 1.0-Rechnungen. Gebräuchlich ist aktuell das Format X-Rechnung. Die entsprechenden Anforderungen sind den Bundesländerportalen zu entnehmen.
Schritt 2: Überprüfen Sie Ihre Rechnungs-/Buchhaltungssoftware
Schauen Sie zunächst in Ihrer vorhandenen Rechnungssoftware nach, ob sie bereits ein Modul oder eine Schnittstelle für XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen bietet. Falls Sie unsicher sind, fragen Sie beim
Anbieter nach. Aktualisieren Sie ggf. Ihre Software.
Schritt 3: Falls keine Integration vorhanden ist
Erzeugen Sie bevorzugt die XRechnungen mit Ihrer bestehenden digitalen Buchhaltungssoftware. Falls diese keine direkte Unterstützung bietet oder XRechnungs-Schnittstelle hat, können Sie die elektronische Rechnung manuell mit einer Drittlösung erzeugen. Es gibt kostenfreie oder kostengünstige Lösungen, mit denen Sie XRechnungen aus PDFs erstellen können. Fragen Sie bitte die Digitalisierungsberaterin oder den Digitalisierungsberater Ihrer Kammer nach einer Übersicht.
- a) Online-Tools nutzen
Verschiedene Online-Tools ermöglichen die Konvertierung von PDFs in XRechnungen,
s. Übersicht. Folgen Sie den Anweisungen, um eine XRechnung zu generieren. Seien Sie sich bewusst darüber, dass internetbasierte Anwendungen ein Datenschutzrisiko darstellen können!
- b) Kostenlose Software nutzen
Es gibt auch kostengünstige Software (PDF-Editoren), mit der Sie PDFs bearbeiten und in das erforderliche xml-Format umwandeln können. Versichern Sie sich vor der Installation, dass die Software die aktuellen XRechnung-Standards unterstützt.
- c) Plugin zur Steuerkanzleisoftware
Falls Sie mit Ihrer Steuerberatungskanzlei bereits digitalisierte Rechnungen austauchen, fragen Sie dort nach, ob es ein Zusatzmodul für die Steuersoftware gibt. Ein verbreitetes Beispiel ist DATEV Unternehmen Online / DATEV SmartTransfer
Schritt 4: Erstellen Sie die XRechnung
Achten Sie darauf, dass die Leitstellen-ID des Auftraggebers und ggf. weitere erforderliche Informationen vollständig im Formular erfasst sind, so dass die Rechnung korrekt zugeordnet werden kann.
Unter Umständen ist es nicht erforderlich, dass sämtliche Positionen in der XRechnung erfasst werden, sondern es reicht, wenn die elektronische Rechnung mit dem Gesamtbetrag hochgeladen wird und die rechnungsbegründenden Unterlagen separat nachgereicht werden. Jede Rechnungsposition muss eine Menge und einen Betrag aufweisen.
Schritt 5: Prüfen Sie die Rechnung
Nach der Konvertierung überprüfen Sie die erstellte XRechnung sorgfältig. Dafür stehen Online-Validatoren zur Verfügung (s. Übersicht).
Die Portale der Bundesländer bieten ebenfalls Validierungsmöglichkeiten.
Für Baden-Württemberg: ERechnungs-Validator (service-bw.de)
Schritt 6: Übertragen Sie die XRechnung
Nutzen Sie die jeweiligen Portale/Plattformen. Reichen Sie erforderlichenfalls zur „sachlich und rechnerischen Freigabe“ die rechnungsbegründenden Unterlagen im PDF-Format nach. Diese wurden von Ihnen per E-Mail an den Rechnungsprüfer Bauherr oder Architekt geschickt:
In Baden-Württemberg ist dies das Portal: Rechnungseingang für Auftragnehmer von Kommunen oder Behörden des Landes - Serviceportal Baden-Württemberg (service-bw.de)
Schritt 7: Archivieren Sie die XRechnungen
Es ist wichtig, die XRechnungen gemäß den gesetzlichen Anforderungen zu archivieren. Speichern Sie die Dateien revisionssicher und so, dass Sie bei Bedarf leicht darauf zugreifen können.
Anbieter ZUGFeRD-kompatibler Software
Eine Vielzahl kompatibler Lösungen sind hier gelistet:
https://www.ferd-net.de/standards/zugferd-anbieter/index.html
Informationsquellen
Startseite (e-rechnung-bund.de)
E-Rechnung in den Bundesländern (e-rechnung-bund.de)
Verband elektronische Rechnung (VeR) » Startseite (verband-e-rechnung.org)
XRechnung: Standard in Europa | Finance | Haufe
In fünf Schritten zur XRechnung (datev.de)
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Text: : Ilka Döring
Beauftragte für Innovation und Technologie, Schwerpunkt Digitalisierung
Handwerkskammer Freiburg
(Stand: Juli 2024)