Wissens-ABC
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Es geht auch andersherum: die Daten sind von dort abrufbar, wo Sie sich gerade befinden. Möglich machen es online-basierte Datensysteme, die sogenannte „Cloud“ (Englisch für Wolke). In dieser „Cloud“ lassen sich eigene Daten speichern, jederzeit abrufen und mittels zur Verfügung gestellter Software verarbeiten.
Beispiele
Viele Handwerksunternehmer haben bereits Erfahrungen bei der Anwendung mit einer „Cloud“ gemacht, ohne es direkt zu wissen. Wer seine Rechnungen im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung mittels Elster bearbeitet und auf elektronischem Wege an das Finanzamt übermittelt, nutzt bereits eine „Cloud“-Lösung.
Auch die Buchhaltung lässt sich heute vom Tablet oder Smartphone aus bearbeiten. FastBill ist eine solche cloudbasierte Buchhaltungssoftware, die speziell für kleine Unternehmen und Selbständige entwickelt wurde. Nutzer können damit Angebote, Rechnungen und Mahnungen mit individueller Vorlage schnell und unkompliziert erstellen. Ebenfalls enthalten sind ein Modul für Finanzkennzahlen und eine Belegerfassung. So lässt sich beispielsweise der Monatsabschluss über das Smartphone an den Steuerberater versenden. Im Unterschied zur klassischen Buchhaltungssoftware für den PC sind solche Lösungen meist mit modularen und zum Teil wiederkehrenden Kosten verbunden.
Handwerksunternehmen, die sowohl über private als auch beruflich genutzte Fahrzeuge verfügen, kennen die alltäglichen Probleme bei der Verwendung eines Fahrtenbuches. Betriebliche Fahrten, die dort nicht auftauchen, können auch nicht steuerlich geltend gemacht werden. Der Ärger mit dem Finanzamt ist in solchen Fällen vorprogrammiert. Eine sogenannte „App“ kann hier Abhilfe schaffen. DriversLog von der probasys Software GmbH vereinfacht die Führung eines Fahrtenbuches für den Handwerksunternehmer und seine Mitarbeiter und erfüllt alle vom Gesetzgeber gestellten Anforderungen.
Wie funktioniert das eigentlich?
Wer einen Arbeitsplatzrechner oder ein Mobilgerät (Smartphone oder Tablet) verwendet, der hat auch entsprechende Software im Einsatz. Über sogenannte „Apps“ (Englisch für Application Software) lassen sich die gewünschten Softwareanwendungen (auch Softwareprogramme) aufrufen. Eine besondere Form sind die sogenannten Webanwendungen. Der Nutzer greift hierbei auf einen Webbrowser oder ein webbasiertes System zu. Das eigene Gerät fungiert nur noch als Bildschirm, Eingabegerät und Schlüssel. Sämtliche Funktionen und Daten befinden sich ausgelagert in einer „Cloud“.
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So gesehen ist die „Cloud“, über die so viel geredet wird, weniger abstrakt als sie eigentlich klingt. Die Cloud ist vergleichbar mit einem großen Server, der über eine feste Internetverbindung seine Festplattenkapazität für Daten zur Verfügung stellt und über eine integrierte Software eine Verarbeitung zulässt.
Nutzen für Betriebe
Für einen Handwerksbetrieb ergeben sich vielfältige neue Möglichkeiten. Die eigenen Daten können außerhalb des Betriebes gespeichert, abgerufen und verarbeitet werden. Darüber hinaus sind die Daten auch unterwegs, beim Kunden, auf der Baustelle oder beim Gesprächstermin mit Geschäftspartnern verfügbar. Außerdem muss eine Software nicht mehr zwingend auf einem lokalen Arbeitsplatzrechner im Betrieb installiert und gewartet werden. Es genügt meist ein „Schlüssel“ und eine Internetverbindung, die den Zugang zur Software ermöglichen und so nahezu jedem Endgerät zur Verfügung stellen.
Eine veraltete oder defekte Software ist damit nicht mehr das Problem des Unternehmers. Ebenso ist ein defekter Arbeitsplatzrechner nicht mehr gleichbedeutend mit Datenverlust und tagelangem Stillstand des Betriebs.
Die richtige Lösung für das Unternehmen finden
Bei allen Vorteilen gibt es jedoch auch einige Risiken, die bei der Verwendung von Apps und Clouds beachtet werden sollten. Damit Sie für sich die passende Lösung finden und dabei die möglichen Risiken im Blick behalten, wurde im Rahmen des BMWi-Projektes „CLOUDwerker“ ein Leitfaden für die Auswahl und Implementierung einer Cloud-Lösung entwickelt, den wir Ihnen nachfolgend in aller Kürze vorstellen.
Vorteile für die Betriebe:
1. Ausgewählte Software oder Dienste sind mietbar, kaum etwas oder deutlich weniger muss auf dem eigenen Rechner installiert werden.
2. Die komplette Auslagerung der Geschäftsdaten ist denkbar und technisch möglich.
3. Der Betrieb spart Kosten für den Kauf, die Installation, die Pflege und Updates eigener Software.
4. Der Betrieb spart Kosten, da Antivirensoftware, Firewalls etc. weniger oder gar nicht benötigt werden.
5. Hardwareeinkauf verringert sich erheblich.
Der „CLOUDwerker“ Leitfaden besteht aus acht Schritten, die Sie bei der Auswahl der für Sie passenden Cloud-Lösung unterstützt.
Schritt 1: Benötigte Funktionen ermitteln
• Erfassen Sie alle Funktionen, die Sie in Ihrer bisherigen Software tatsächlich nutzen.
• Denken Sie darüber nach, welche Funktionen Ihnen bisher gefehlt haben: Welche Ihrer Tätigkeiten könnte geschickt unterstützt werden?
Schritt 2: Sicherheitstechnische Anforderungen
• Im Fehlerfall sichert der Anbieter eine schnelle Wiederherstellung des Cloud Service zu? Der Service-Anbieter führt regelmäßige Datensicherungen durch?
• Die Kommunikation mit dem Server erfolgt verschlüsselt?
Schritt 3 Juristische Anforderungen festlegen
• Gewährleistungsregelungen im Falle Systemausfalls
• Deutsches Recht muss anwendbar sein
• Sie sollten explizit als Eigentümer Ihrer Daten benannt werden.
Schritt 4: Services suchen
• Gemäß der Anforderungen muss der richtige Anbieter mit den passenden Services gefunden werden. Da die Suche ausufern kann, soll in diesem Schritt noch kein exakter Vergleich von Anforderungen und Angeboten stattfinden. Vielmehr geht es darum, den Markt zu sondieren und potenzielle Kandidaten für eine nähere Prüfung ausfindig zu machen.
Schritt 5: Bewertung und Kostenabschätzung
• Bietet ein Service entscheidende Funktionen nicht, streichen Sie ihn aus der Liste. / Schätzen Sie die Kosten für die einzelnen Services ab.
• Überprüfen Sie anschließend welche der notwendigen sicherheitstechnischen und juristischen Anforderungen erfüllt werden.
• Basispreis: Häufig hat ein Cloud Service eine gewisse Basisfunktionalität, die gegen eine bestimmte monatliche Gebühr zur Verfügung gestellt wird.
• Erweiterungen: Hinzugebuchte Service-Module
• Eher selten: Nutzungsabhängige Abrechnung [Anzahl durchgeführter Transaktionen (z.B. Kontobewegungen, Anzahl erstellter Dokumente) abhängt]
Schritt 6: Auswahlentscheidung
• Um die für Sie richtige Auswahl treffen zu können, müssen Sie die am Ende von Schritt 5 übrig gebliebenen Angebote miteinander vergleichen. Ideal wäre es, wenn ein Service alle gestellten Anforderungen erfüllt und zudem kostengünstig ist.
• Erfüllt kein Angebot alle Anforderungen, sollten Sie überlegen, wo Sie mit Abstrichen leben können. Eventuell kann es auch erforderlich sein, mehrere Cloud Services zu wählen, falls sich nur so die geforderten Funktionen abdecken lassen.
• Ist jedoch dies alles nicht mehr zielführend, sollten sie sich gegen eine Cloud-Lösung entscheiden.
Schritt 7: Test
Bevor Sie sich verbindlich auf einen ausgewählten Cloud Service einlassen, sollten Sie diesen testen.
• Anwendungsszenarien festlegen (Szenario mit einem vollständigen Arbeits- oder Geschäfts-prozess)
• Konfiguration und Daten-Import (Anlegen von Nutzerrollen, Vergabe von Rechte, Datenimport etc.)
• Durchlaufen Sie die Anwendungsszenarien unter möglichst realistischen Bedingungen und unter Beteiligung der zukünftigen Nutzer/innen.
• Problemlösung: Gab es Probleme, so sollten Sie Lösungen suchen und diese dokumentieren.
Schritt 8: Übernahme
• Getestete Lösung verbindlich buchen
• Konfiguration und Daten-Import
• Qualifizierung der Nutzer: Alle Nutzer, die zukünftig mit dem Cloud Service arbeiten sollen, benötigen Einstiegs-Orientierungswissen (zum Beispiel mit Hilfe von Blended-Learning-Angeboten)
• Einführungsstrategie: Bedeutet die Einführung des Cloud Service eine große Umstellung für Ihr Unternehmen, dann empfiehlt sich ein schrittweises Vorgehen, bei dem einzelne Funktionen nach und nach übernommen werden und die alte Software schrittweise ersetzt wird.
Den gesamten Leitfaden und weiterführende Informationen zum Projekt CLOUDwerker des BMWi finden Sie hier.
Verantwortlich für Text und Bilder: Handwerkskammer Reutlingen
Quelle Text und Grafik laut Verfasser:
- Talheimer Verlag Medienberatung und Consulting GmbH, Welf Schröter in Kooperation mit CLOUDwerker, Projekt CLOUDwerker des BMWi
- Auszug aus dem Handwerksmagazin Online vom 12.05.2015: Buchhaltung: Software speziell für kleine Unternehmen