Wissens-ABC
Viele Betriebe haben sich bereits mit dem Thema Mitarbeitergespräch auseinandergesetzt. Jedoch scheitern einige Betriebe daran, dass nach der ersten Durchführung die Gespräche wieder eingestellt worden sind und man nie das passende Format für den Betrieb gefunden hat, da das klassische Format nicht den Bedürfnissen der Mitarbeitenden und den Führungskräften gerecht wird.
Was ist ein Mitarbeitergespräch?
Ein Mitarbeitergespräch ist ein Gespräch zwischen einer Führungskraft und ihren Mitarbeitenden. Diese Art von Gespräch unterscheidet sich von der routinemäßigen Alltagskommunikation und hat folglich einen ganz bestimmten und vorher definierten Zweck. Es ist möglich, Mitarbeitergespräche zu regelmäßigen, geplanten Terminen, aber auch anlassbezogen stattfinden zu lassen. Meist handelt es sich dabei um ein Vier-Augen Gespräch und nur in Einzelfällen kann es vorkommen, dass eine weitere Person zum Gespräch hinzugezogen wird.
Weshalb werden Mitarbeitergespräche geführt?
Die Zielsetzungen eines Mitarbeitergesprächs können dabei verschiedene Bereiche abdecken. Einmal kann das Mitarbeitergespräch als Beratung dienen, in welcher Sachaufgaben besprochen werden, um den Mitarbeitenden in der Erfüllung einer Aufgabe zu unterstützen. Eine weitere Funktion des Gesprächs kann die Informationsweitergabe sein, um zum Beispiel Führungsentscheidungen und Arbeitsanweisungen zu erläutern. Des Weiteren können durch diese Art der Kommunikation Mitarbeitende motiviert werden, indem gemeinsam Ziele vereinbart werden und guten Leistungen Anerkennung geschenkt wird. Zur Lösungssuche für bestehende Probleme kann ein Mitarbeitergespräch auch von Vorteil sein. Dabei können Problemlösungen durch coachingorientierte Fragestellungen und Kenntnisse der Mitarbeitenden im Mitarbeitergespräch gefunden werden. Darüber hinaus bietet das Mitarbeitergespräch, eine optimale Gelegenheit sich Feedback von den Mitarbeitenden zum eigenem Führungsverhalten einzuholen.
Mitarbeitergespräch mal anders
Zumeist möchten die Führungskräfte das Mitarbeitergespräch zum Austausch mit ihren Mitarbeitenden und als Ausdruck ihrer Wertschätzung gegenüber ihren Mitarbeitenden nutzen. Dafür eigenen sich auch andere Formate als der klassische Leitfaden oder Beurteilungsbogen.
Das Kurz-Mitarbeitergespräch zeichnet sich vor allem dadurch aus, dass es zumeist nur 10 bis 15 Minuten dauert, aber dafür in wesentlich kürzeren Intervallen z.B. alle 2 Wochen stattfindet. Es gibt keine feste Agenda, die Inhalte bestimmt maßgeblich der Mitarbeitende. Dabei kann es sich auch mal nur um einen lockeren Austausch zwischen Führungskraft und Mitarbeiter handeln. Das Wichtige bei dieser Form des Mitarbeitergespräches ist, dass es immer stattfindet, unabhängig davon, ob es etwas Konkretes zu besprechen gibt. Zudem sollte es nicht mit dem üblichen Jour fixe bzw. mit Arbeitsbesprechungen vermischt werden.
Beim Bewegten Mitarbeitergespräch sitzen die Gesprächsteilnehmenden nicht gemeinsam in einem Raum am Tisch, sondern gehen dafür an die frische Luft und machen einen Spaziergang. Zahlreiche Studien haben gezeigt, dass Bewegung förderlich für die kognitiven Funktionen sein kann. Dieser Effekt kann sich somit auch positiv auf das gemeinsame Gespräch auswirken. Durch die Bewegung gibt es auch keinen festen Leitfaden, welcher abgelesen wird. Es entwickelt sich viel mehr ein natürlicher Gesprächsverlauf.
Das Visuelle Mitarbeitergespräch beinhaltet den Grundgedanken, dass durch den Mitarbeitenden der Gesprächsfokus gelegt wird, um so entsprechend die Gesprächsanteile danach ausrichten zu können. Dies geschieht in zwei Schritten: Zunächst sortiert der Mitarbeitende die Themen des Mitarbeitergespräches nach seiner persönlichen Wichtigkeit, danach wird jedes Thema hinsichtlich seiner persönlichen Zufriedenheit im Betrieb eingeordnet. Dies ergibt letztlich die Agenda. Das Ganze wird mit Kärtchen umgesetzt und gibt diesem Vorgehen eine haptische und visuelle Komponente. Bei diesem Format ist der Vorteil, dass eine schnelle und einfache Dokumentation möglich ist. Außerdem ist eine einfache Zusammenfassung über alle Mitarbeitenden möglich, um dadurch priorisiert eigene Maßnahmen für den Betrieb abzuleiten.
Erfolgsfaktoren für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch
Einige Tipps hat die Personalberaterin auch noch parat: Das Gegenüber sollte im Gespräch immer wertgeschätzt werden. Die Standpunkte, Motive und Bedürfnisse des Gegenübers sollen nachvollzogen werden und es soll dabei gemeinsam gearbeitet werden. Damit der Mitarbeitende das Gespräch als ehrlich und glaubwürdig einschätzt, sollte offen kommuniziert werden. Dazu zählt, dass aktiv und zielgerichtet miteinander geredet wird. Zusätzlich sollte die Führungskraft auch fachlich überzeugen und Informationen nicht als Machtmittel oder Mittel zum Zweck einsetzen. Besonders wichtig ist außerdem, dass vor dem Mitarbeitergespräch darauf geachtet werden sollte, dass genügend Zeit eingeplant wurde und Störungen vermieden werden.
Veranstaltungstipp:
Web-Seminar am 15. September, 11.00-12.00 Uhr
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Text: Handwerkskammer Region Stuttgart (Stand: August 2021)