Pflicht zur E-Rechnung: Ein PDF per E-Mail reicht nicht aus
Die E-Rechnung wird in Deutschland Pflicht. Zunächst müssen ab 1. Januar 2025 alle Unternehmen ZUGFeRD, X-Rechnung & Co. empfangen können. Warum dafür ein eigenes Postfach empfehlenswert ist und Betriebe sich um eine revisionssichere Archivierung kümmern sollten.
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Diese Umstellung ist Teil einer größeren Initiative zur Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs und zur Förderung der Digitalisierung. Bis 2028 wird die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen schrittweise eingeführt, beginnend mit Unternehmen über 800.000 Euro Jahresumsatz ab 2027.
Wichtige Punkte:
- E-Mail-Postfach: Unternehmen sollten ein spezielles Postfach für E-Rechnungen einrichten, um den Empfang zu erleichtern.
- Systemkompatibilität: Buchhaltungs- und ERP-Systeme müssen E-Rechnungen unterstützen.
- Revisionssichere Archivierung: E-Rechnungen müssen unveränderbar und sicher archiviert werden, um gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Externe Dienstleister können hierbei unterstützen.
- Gesetzliche Anforderungen: E-Rechnungen müssen in Formaten wie ZUGFeRD oder X-Rechnung vorliegen, die eine elektronische Verarbeitung ermöglichen.
- EU-Richtlinien: Die Maßnahmen unterstützen auch europäische Initiativen zur Umsatzsteuerbetrugsbekämpfung, wie den Vorschlag „ViDA“ für ein einheitliches Meldesystem.
Unternehmen müssen sich frühzeitig auf diese Umstellung vorbereiten, um rechtzeitig alle technischen und organisatorischen Anforderungen zu erfüllen. Die Vorteile der E-Rechnung umfassen Zeit- und Kosteneinsparungen, automatisierte Prozesse und eine reduzierte Fehlerquote.
Weitere Informationen zu dem Thema erhalten Sie in der Deutschen Handwerks Zeitung.