E-Rechnung: Diese Änderungen kommen auf Betriebe zu

Wissens-ABC

Zum 1. Januar 2025 ändern sich bei steuerpflichtigen, inländischen B2B-Umsätzen wichtige Vorschriften für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen: Machen Betriebe miteinander Geschäfte, müssen sie ab diesem Zeitpunkt in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und auszustellen, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Die wichtigsten Fragen, mit denen Handwerksbetriebe nun konfrontiert sind, beantwortet im Interview mit der DHZ-Redaktion Kammermitarbeiter Thomas Gebhard, Berater für Innovation und Technologie (BIT), Schwerpunkt Digitalisierung. Die BIT werden gefördert durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz aufgrund eines Beschlusses des Deutschen Bundestages.

Herr Gebhardt, auf Handwerksbetriebe kommen einige Neuerungen zu. Was ist denn überhaupt eine E-Rechnung?

Bei der E-Rechnung werden Rechnungsinformationen elektronisch im sogenannten „XRechnung“- oder „ZUGFeRD“-Format übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Diese Formate ermöglichen eine durchgängig digitale Bearbeitung von der Rechnungserstellung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge – schnell, automatisch und fehlerfrei.

Und um was handelt es sich bei diesen speziellen Rechnungsformaten?

Eine XRechnung ist ein XML-basiertes, maschinenlesbares Rechnungsformat. Es gibt also keinen Teil, der von Menschen gelesen werden kann. Im Gegensatz dazu ist eine ZUGFeRD-Rechnung ein hybrides elektronisches Rechnungsformat. Hybrid bezieht sich dabei auf die Lesbarkeit des Dokuments: Eine solche Rechnung besteht aus dem menschenlesbaren PDF-Format und dem maschinenlesbaren XML-Format. Inhaltlich unterscheiden sich die beiden Datentypen nicht.

Welche Vorteile ergeben sich dadurch?

Eine E-Rechnung stellt den Rechnungsinhalt in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar – anders als eine Rechnung auf Papier, eine Bilddatei oder ein PDF. Dieser Datensatz stellt sicher, dass Rechnungen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden, elektronisch übermittelt und empfangen sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können.

Was bedeuten die neuen Vorgaben konkret für deutsche Unternehmen?

Ab dem 1. Januar 2025 wird für alle deutschen B2B-Geschäfte der Empfang von E-Rechnungen nach den Standards ZUGFeRD und XRechnung verpflichtend. Das Versenden von E-Rechnungen kann sogar schon heute vom Rechnungsempfänger verlangt werden. Die Sendeverpflichtung für alle E-Rechnungen erfolgt dann schrittweise bis Ende 2028.

Wie können Betriebe E-Rechnungen empfangen?

Eine E-Rechnung gilt dann als zugestellt, wenn der Empfänger die Rechnung erhalten hat und öffnen kann. Dies kann über ein Rechnungsprogramm, ein Buchhaltungsprogramm oder den E-Mail-Empfang erfolgen.

Und wie können E-Rechnungen versendet werden?

Betriebe können E-Rechnungen mit einem Rechnungsprogramm, einem Buchhaltungsprogramm oder mit einem Generator (Webseite) erstellen. Der Einsatz eines Generators ist in der Regel ausreichend, wenn nur wenige Rechnungen pro Monat versendet werden.

Haben Sie Tipps für die Umsetzung im Betrieb?

Auf einer Übersichtsseite der Handwerkskammer finden Betriebe online hilfreiche Schaubilder zur Orientierung für die Prozesse beim Rechnungseingang und -ausgang. Außerdem stellen wir dort eine Beispielrechnung für eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format zur Verfügung.

Zudem können viele Programme, die bereits in Betrieben im Einsatz sind, E-Rechnungen erstellen und empfangen. Oft ist den Anwendern aber gar nicht bewusst, dass es diese Funktion gibt. Abhängig vom Programm sind solche Funktionen gegebenenfalls kostenpflichtig und müssen freigeschaltet werden. Am besten klären Betriebe dies direkt mit dem Anbieter ihrer Software.

Weitere Infos zur E-Rechnung:  www.hwk-stuttgart.de/erechnung