Anforderungen an Rechnungen - Was darf nicht fehlen?
Wissens-ABC
Zu wissen, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, kann Geld sparen. Sowohl bei ausgestellten Rechnungen als auch bei Eingangsrechnungen z.B. von Lieferanten. Der ZdH hat dazu den Flyer "Umsatzsteuer: Anforderungen an Rechnungen" herausgegeben.
Bei Eingangsrechnungen ist eine ordnungsgemäße Rechnung wichtig um beim Finanzamt die ausgewiesene Vorsteuer zurückzufordern. Wenn der Vorsteuerabzug vom Finanzamt nicht anerkannt wird, kann dies zu Zahlungsschwierigkeiten führen, die hausgemacht sind. Deshalb ist jede Eingangsrechnung sorgfältig auf die notwendigen Bestandteile zu prüfen und ggf. sofort beim ausstellenden Unternehmen eine ordnungsgemäße Rechnung anzufordern.
Nicht ordnungsgemäß ausgestellte Rechnungen führen immer wieder zu Zahlungsverzögerungen von Kunden. Diese fordern eine neue Rechnung an oder reagieren nur auf Nachfrage.
Als Unternehmer sind Sie bei Tätigkeiten für einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder einer juristischen Person verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung zu erstellen. Diese muss gewisse Pflichtangaben enthalten.
Auch Rechnungen an private Auftraggeber sind verpflichtend, wenn über eine umsatzsteuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück abgerechnet wird, z.B.
- Bauleistungen
- Reparaturen und Wartungsarbeiten
- Reinigungsarbeiten
- gärtnerische Leistungen.
Bei Leistungen an einen Endverbraucher bestehen keine Pflichtangaben, jedoch sind aus umsatzsteuerlichen Gründen auch hier Angaben notwendig.
Die gesetzlichen Vorgaben für eine ordnungsgemäße Rechnung ergeben sich aus
§ 14 Umsatzsteuergesetz.
Wichtige Bestandteile einer korrekten Rechnung sind:
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift Ihres Unternehmens
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers
- Datum der Rechnung
- Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (Kalendermonat ist ausreichend)
- Nettobetrag der Lieferung bzw. sonstigen Leistung
- Umsatzsteuersatz (19% oder 7%)
- Die Höhe des Steuerbetrags oder im Fall der Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung bzw. Sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt
- Bei Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger die Angabe „Gutschrift"
- Bei Werklieferungen und sonstigen Leistungen an einem Grundstück einen Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungsfrist des Leistungsempfängers, wenn er eine Privatperson ist.
Kleinbetragsrechnungen (seit 01.01.2017) bis zu einem Gesamtbetrag von 250,00 EUR müssen folgende Mindestangaben enthalten sein:
- den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
- das Ausstellungsdatum,
- Menge/Umfang und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung/sonstigen Leistung,
- das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe und
- den anzuwendenden Umsatzsteuersatz oder einen Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Auch wenn Sie die sog. Kleinunternehmerregelung anwenden, müssen Sie eine Rechnung nach den genannten Vorgaben erstellen. Allerdings dürfen Sie dann keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen, da sie diese sonst an das Finanzamt abführen müssen. Ein Hinweis „im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gem. § 19 USTG keine Umsatzsteuer enthalten." wird empfohlen.
Eigene Ausgangsrechnungen sowie empfangene Rechnungen müssen Sie als Unternehmer zehn Jahre aufbewahren.
Bei Umsätzen, die der Vorschrift § 13b Abs. 5 UStG unterliegen, z.B.
Bauleistungen und Gebäudereinigungsleistungen durch einen in Deutschland ansässigen Unternehmer in Deutschland, wenn der Leistungsempfänger ein Unternehmer ist, der ebenfalls Bauleistungen bzw. Gebäudereinigungsleistungen erbringt.
bestehen gesonderte Anforderungen, ebenso bei innergemeinschaftlichen Lieferungen. Hierzu und zu vielen Fragen in Zusammenhang mit der Rechnungsstellung hat das Bundesministerium für Finanzen mehrere erläuternde Schreiben veröffentlicht.
Quelle: Handwerkskammer Karlsruhe