Aufbewahrungsfristen: Was 2026 weg kann

 Ein Unternehmer muss Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen und sonstige zu führende Bücher zehn Jahre lang lesbar aufbewahren, und zwar unabhängig, ob die Unterlagen in Papierform oder in elektronischer Form vorliegen. Für die Korrespondenz gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren.

Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurde die bisher zehnjährige Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege – dazu gehören auch Eingangs- und Ausgangsrechnungen – auf acht Jahre verkürzt. Die Neuregelung gilt ab dem 1. Januar 2025 für alle Belege, deren frühere Zehnjahresfrist zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgelaufen war. 

 

• Grundsätze: Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen und ähnliche Unterlagen sind 10 Jahre aufzubewahren; Korrespondenz 6 Jahre. Rechnungen und Buchungsbelege betraf bislang 10 Jahre, wurden aber durch BEG IV auf 8 Jahre verkürzt (geltend ab 1.1.2025 für noch laufende Fristen).
  
  

• Konkret nach Frist:

  • 10 Jahre: Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Arbeitsanweisungen, Verfahrensdokumentation (z. B. für Kassensysteme).
  • 8 Jahre: Rechnungen und sonstige Buchungsbelege (Quittungen, Liefer- und Zahlungsbelege, Auftragsbestätigungen).
  • 6 Jahre: Sonstige Unterlagen (empfangene/versandte Handels- und Geschäftsbriefe, außer Rechnungen).
    
    

• Beginn der Frist: mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden/zuletzt bearbeitet bzw. versandt/empfangen wurde. Beispiel: Letzte Buchung 2015 → Frist beginnt Ende 2015 → Unterlagen ab 2026 vernichtbar.

• Verlängerung: Fristen sind Mindestfristen; sie verlängern sich bei laufenden Außenprüfungen, vorläufigen Steuerfestsetzungen oder Einsprüchen, solange Steuerbescheide nicht bestandskräftig sind.

• Elektronische Unterlagen: Müssen revisionssicher (GoBD) archiviert werden; gleiche Fristen. Bei Systemwechsel reicht es, alte Systeme bis fünf Jahre nach Umstellung vorzuhalten, danach maschinell lesbarer Datenträger genügt (§147 Abs. 6 AO für Fristen ab 2021).

• Weitere Aufbewahrungspflichten: Arbeitszeitaufzeichnungen (Mindestlohn-/Arbeitszeitgesetz) sind mindestens 2 Jahre aufzubewahren.

• Was 2026 entsorgt werden kann:

  • Alle Unterlagen mit 10-Jahres-Frist, deren letzte Eintragung bzw. Erstellung bis 31.12.2015 erfolgte.
  • Alle Unterlagen mit 6-Jahres-Frist, deren Entstehung bis 31.12.2019 erfolgte.
  • Beispiele: Bücher/Aufzeichnungen mit letzter Eintragung 2015; Inventare/Jahresabschlüsse bis 31.12.2015; Buchungsbelege aus 2017; empfangene/gesendete Geschäftsbriefe bis 31.12.2019.
    
    

• Tipp: Bei Unsicherheit (z. B. angekündigte Außenprüfung) Rücksprache mit dem Steuerberater halten.

 

Eine weiterführenden Artikel finden Sie bei der HWK Reutlingen

zurück