Neuer Mitarbeiter - keine Steuer ID: So handeln Sie richtig
Selbstständige Handwerksbetriebe müssen neue Arbeitnehmer im ELStAM‑Verfahren anmelden (§ 39e Abs. 4 Satz 2 EStG). Dazu benötigt der Arbeitgeber die Steuer‑Identifikationsnummer (Steuer‑ID) des Mitarbeiters, um die elektronisch übermittelten Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) abzurufen und in das Lohnkonto zu übernehmen. Die ELStAM sind monatlich erneut abzurufen, damit Änderungen berücksichtigt werden.
Wird ein Arbeitnehmer nicht im ELStAM‑Verfahren angemeldet — etwa weil die Steuer‑ID fehlt oder der Arbeitgeber die Anmeldung versäumt — ist die Lohnsteuer grundsätzlich nach Steuerklasse 6 einzubehalten und abzuführen. Wendet der Arbeitgeber ohne Anmeldung eine andere Lohnsteuerklasse an, haftet er für ggf. zu wenig einbehaltene Lohnsteuer.
Praktische Empfehlung:
- Bestehen Sie darauf, dass neue Mitarbeiter die Steuer‑ID bis zur ersten Abrechnung vorlegen.
- Liegt die Steuer‑ID nicht vor und der Arbeitnehmer ist selbst verantwortlich, berechnen Sie die Lohnsteuer nach Steuerklasse 6.
- Liegt das Fehlen der Steuer‑ID nicht im Verantwortungsbereich des Arbeitnehmers (z. B. noch nicht zugeteilt), kann ausnahmsweise bis zu drei Monate die Lohnsteuer nach der zutreffenden Klasse ermittelt werden — dokumentieren Sie den Sachverhalt sorgfältig.
Fazit:
Anmeldung im ELStAM‑Verfahren unverzüglich, monatliche Abrufe durchführen; fehlt die Steuer‑ID, Steuerklasse 6 anwenden oder im begründeten Ausnahmefall temporär anders verfahren und dokumentieren, um Haftungsrisiken zu vermeiden.
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