So melden Sie Ihr Kassensystem in 3 Schritten
Dass ein Unternehmen sein eingesetztes Kassensystem dem Finanzamt mitteilen muss, kann § 146a Abgabenordnung entnommen werden. Ausführliche Informationen enthält zudem ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 28.6.2024 (Az. IV D 2 - S 0316-a/19/10011:009; abrufbar unter bundesfinanzministerium.de).
Schritt 1: Elektronische Übermittlung sicherstellen
Die Mitteilung des Kassensystems muss zwingend in elektronischer Form über das Elster-Portal unter elster.de erfolgen. Bevor mit der Meldung des Kassensystems begonnen wird, sollte Folgendes geprüft werden:
- Ist man bereits bei Elster registriert bzw. funktioniert der Zugang noch?
- Funktioniert der Zugang nicht, weil beispielsweise die Zugangsdaten verloren gegangen sind oder die Zertifikatsdatei nicht mehr auffindbar ist? Dann sollte der Zugang neu beantragt werden.
- Das kann ein paar Wochen dauern. Deshalb frühzeitig den Check machen, ob es mit dem Zugang zu Elster klappt. Nur so kann der Termin zum 31. Juli 2025 zur Meldung des Kassensystems problemlos eingehalten werden.
Schritt 2: Diese Daten müssen zur Meldung des Kassensystems vorliegen
Vor der Mitteilung des Kassensystems sollten folgende Unterlagen herausgesucht und vorgehalten werden:
- Bei natürlichen Personen: Steuer-Identifikationsnummer
- Anzahl der eingesetzten Kassensysteme
- Art des Kassensystems (z.B. Tablet, App, PC)
- Software des Systems (Namen der Kassensoftware)
- Software-Version
- Seriennummer des Kassensystems
- Name des Herstellers des Kassensystems
- Modell
- Anschaffungsdatum
- Seriennummer der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
Schritt 3: Suche und Ausfüllen des Formulars zur Meldung des Kassensystems
Liegen alle notwendigen Daten und Unterlagen zur Meldung des Kassensystems vor, kann es losgehen. Es muss über Elster das notwendige Formular ausgefüllt werden:
- Anmeldung über elster.de
- Aufzurufen sind Formulare & Leistungen – Alle Formulare – Sonstige Formulare
- Aufruf des Formulars "Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssystems (§ 146a Abs. 4 AO)".
- Eintragung der zuvor zusammengesuchten Daten zum Kassensystem.
Kassensystem wird nicht fristgemäß gemeldet: Das sind die Folgen
Es empfiehlt sich unbedingt, diese drei Schritte zur Meldung des Kassensystems, so frühzeitig durchzuführen, damit der Stichtag 31. Juli 2025 eingehalten werden kann. Wird nicht fristgemäß gemeldet oder gar nicht, dürfte das Finanzamt entweder im Rahmen einer Betriebsprüfung oder einer unangekündigten Kassen-Nachschau das Kassensystem prüfen.
Den vollständigen Artikel finden Sie auf der Seite der Deutschen Handwerks Zeitung