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Branchensoftware: Tschüss, nervige Zeitfresser – hallo schlanke Prozesse!

Gründungswissen

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Wer die digitale Entwicklung zu nutzen weiß, dem bieten sich große Chancen. Mit einer angepassten Branchensoftware (Übersicht: http://www.handwerke.de/pdf/Marktuebersicht.pdf) steht Betrieben ein ungeahntes Zeit- und Geldsparpotenzial zur Verfügung.

Ob als kleine mobile Anwendung oder als Komplett-Paket, das einen Auftrag von der Angebotserstellung über die Terminplanung und die projektbezogene Zeitabrechnung bis hin zur Lagerverwaltung, Rechnungstellung, Umsatzsteuervoranmeldung und schließlich dem Kundenservice abdeckt: alles ist möglich - je nach Geldbeutel und gewünschter Anwendung. Doch welche Voraussetzungen müssen Betriebe beachten, bevor sie das Projekt „Branchensoftware" angehen? Das sind die wichtigsten Punkte:

Internetgeschwindigkeit
Um die Prozesse in einem Betrieb zu digitalisieren, ist das Internet zunächst nicht unbedingt gefragt. Über ein internes Netzwerk arbeitet eine Branchensoftware, die beispielsweise Lager, Rechnungserstellung und Finanzbuchhaltung verknüpft, völlig autark. Interessant wird es bei Funktionen wie dem Datenaustausch mit Lieferanten und Großhändlern, bei mobiler Zeiterfassung sowie beim digitalen Rapport über mobile Geräte. Hier bieten die Apps (App-Atlas) oft einen Offline-Modus an, der sich bei der nächsten Einwahl ins mobile Netz wieder mit der Software verbindet. Unter www.bmvi.de ist die verfügbare Internetgeschwindigkeit im „Breitbandatlas" für jeden Standort in Deutschland nachzuvollziehen. Bis 2018 strebt die Bundesregierung mit der Digitalen Agenda eine flächendeckende Versorgung mit 50 Mbit/s (Download) an.

Server vs. Cloud
Die Entscheidung zwischen hauseigenem Server oder virtuellen Server in der „Cloud" hängt stark vom individuellen Empfinden, von der verfügbaren Investitionssumme und der geplanten Anwendung ab. Auch beim eigenen Server sind Datenlecks und Verbindungsschwierigkeiten nicht auszuschließen. Das ist bei geprüften Cloudanbietern praktisch ausgeschlossen. Diese ersparen darüber hinaus noch teure Investitionen und sind durch ein Login-System auch von betriebsfremden Geräten mobil verfügbar. Bei der Auswahl eines Cloud-Anbieters ist es jedoch besonders wichtig, anspruchsvoll zu sein und sich genau über Sicherheitsstandards und Datenschutzmaßnahmen zu informieren. Haben die Anbieter ihren Sitz in Deutschland, so unterliegen sie auch deutschem Datenschutzrecht.
Viele Informationen gibt es bei der Mittelstand 4.0 - Agentur Cloud. http://www.cloud-mittelstand.digital/angebot/informationsmaterial/informationsmaterial.html

Betriebssysteme
Auf der sicheren Seite sind Betriebe, die sich mit einer Branchensoftware und – damit oft verbunden – einem neuen Server auch das aktuellste Betriebssystem des jeweiligen Anbieters anschaffen. Bei älteren Versionen droht – wie für Windows 7 im Jan. 2015 oder für Office 2007 im Okt. 2017 - irgendwann die Einstellung von Sicherheits- und anderen Updates, was die weitere Nutzung praktisch unhaltbar macht.

Mitarbeiter
Nehmen Sie Ihre Mitarbeiter frühestmöglich mit auf die Reise. Eine Möglichkeit ist es, zunächst wenige Angestellte einzuweihen, Ihnen die Vorzüge der neuen Technik anschaulich zu vermitteln und sie für das Projekt zu begeistern. Erproben Sie beispielsweise gemeinsam einige Demoversionen interessanter Softwares. Zentral ist dann eine ausführliche Schulung der Mitarbeiter, um auch ihnen schnelle Erfolgserlebnisse und damit Rückenwind für die Neuerung zu generieren.

Zeit- und Projektplanung
Je nachdem, ob die Branchensoftware zu einem festen Termin die alten Strukturen komplett ersetzen soll oder Modul für Modul eingeführt wird, sind einige Monate bis zu zwei Jahre von der Idee zum reibungslosen Betrieb üblich. Wichtig einzuberechnen sind Testphasen und die praktische Erprobung mit einer Demo-Version, bevor man sich für ein Produkt entscheidet.

IT-Partner
Bei der Auswahl einer IT-Firma sind vor allem einschlägige Referenzen wichtig. Eine Software für einen Schreinerbetrieb muss nicht zwangsläufig etwas mit den Anforderungen bei einem Friseur oder Bäcker zu tun haben. Trotz Digitalisierung sollte der Anbieter im Umkreis ansässig und nicht zu klein sein, um schnell vor Ort verfügbar zu sein.

Gratis Digitalisierungscheck
Das „Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Stuttgart" ermittelt mit dem kostenlosen Digitalisierungscheck den unternehmensspezifischen Digitalisierungsgrad, mögliche Handlungsfelder und Potenziale eines Betriebs. Die 50 Fragen sind untergliedert in die Kategorien Kunde und Lieferanten, Prozesse, Geschäftsmodelle, Mitarbeiter und IT-Sicherheit. Anschließend erhalten die Betriebe die passende Unterstützung bei der Handwerkskammer oder bei der Beratungsgesellschaft für Handwerk und Mittelstand (BWHM).

Förderprogramme
Das Land Baden-Württemberg und der Bund fördern die Digitalisierung bei den KMUs in großem Umfang und mit verschiedenen Förderprogrammen. Diese Programme sind meist einfach zu beantragen und als Zuschuss oder als Darlehen verfügbar.
Das aktuellste Programm ist die Digitalisierungsprämie. Gefördert werden konkreter Projekte zur Einführung neuer digitaler Lösungen sowie zur Verbesserung der IT-Sicherheit in KMU. https://www.wirtschaft-digital-bw.de/massnahmen/digitalisierungspraemie/

 

Thomas Gebhardt
Berater für Digitalisierung
Handwerkskammer Region Stuttgart

Heilbronner Str. 43
70191 Stuttgart

Telefon:  0711 1657-208
Mobil:  0174 17 44 252
E-Mail:  thomas.gebhardt@hwk-stuttgart.de
Internet:  www.hwk-stuttgart.de

 

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