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Regeln bei der Nutzung elektronischer Kassen und Kassensysteme

Gründungswissen

 

Der Einsatz elektronischer Kassen und Kassensysteme ist im heutigen Geschäftsverkehr nicht mehr wegzudenken. Umso wichtiger ist es, dass sich die Betriebe an die gesetzlichen Vorgaben halten, um teuren Fehlern bei der Kassenführung zu entgehen.

Vor allem bei bargeldintensiven Betrieben sieht die Finanzverwaltung ein erhöhtes Risiko von Steuerausfällen. Deshalb verschärft sich die Rechtslage beim Einsatz elektronischer Kassen ab 2020. Folglich ist eine ordnungsgemäße Kassenführung von ganz erheblicher Bedeutung. Fehlerhafte Kassenführung kann mit einem Bußgeld von bis zu 25.000 EUR sanktioniert werden, ganz abgesehen von den gravierenden Steuernachzahlungen, die die Umsatzsteuer-Nachschau oder eine Betriebsprüfung nach sich ziehen können.

Das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an Grundaufzeichnungen, das bereits im Dezember 2016 verabschiedet wurde, verlangt, dass elektronische Kassen ab 01.01.2020 manipulationssicher sind. Neu hinzu kommt außerdem die Meldepflicht für elektronische Kassen und Kassensysteme sowie die Belegausgabepflicht. Das bedeutet im Einzelnen:

Technische Sicherheitseinrichtung

  • Elektronische Registrierkassen oder Kassensysteme müssen künftig zwingend mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung zum Schutz der elektronischen Aufzeichnungssysteme (TSE) ausgerüstet sein bzw. nachgerüstet werden.
  • Die TSE besteht aus drei Modulen, nämlich dem Sicherheitsmodul, das die Kasseneingaben unveränderbar protokolliert, dem Speichermodul, das die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist speichert sowie einer einheitlichen digitalen Schnittstelle, auf die die Finanzbehörde zu Prüfzwecken zugreifen kann. Was die TSE anbelangt, so muss dies nicht immer eine physikalische Nachrüstung bedeuten. Teilweise reicht hierfür auch ein Softwareupdate aus.

Meldepflicht von elektronischen Kassen und Kassensystemen

  • Ab 2020 müssen alle im Unternehmen genutzten elektronischen Kassen und Kassensysteme beim Finanzamt gemeldet werden. Für Kassen, die bereits vor dem 01.01.2020 im Betrieb genutzt wurden, muss bis zum 31.01.2020 eine Meldung erfolgen. Ab dem 01.01.2020 hinzukommende oder außer Betrieb gesetzte Kassen sind innerhalb eines Monats zu melden.
  • Hinweis (Stand 06/2020): Am 06.11.2019 wurde diese Meldepflicht solange ausgesetzt bis eine elektronische Übermittlungsmöglichkeit besteht. Dieser Zeitpunkt wird im Bundessteuerblatt noch gesondert bekanntgegeben.


Belegausgabepflicht

  • Ab 01.01.2020 muss für jeden Kassenumsatz ein Beleg erstellt und dem Kunden zur Verfügung gestellt werden. Der Beleg selbst kann in Papierform oder, wenn der Kunde zustimmt, elektronisch erstellt werden. Konkretisiert wurde nun, dass die Zustimmung des Kunden auch konkludent, durch stillschweigende Zustimmung, erfolgen kann. Danach reicht es aus, wenn der Kunde auf die elektronische Belegausgabe hingewiesen wird, dieser aber nicht ausdrücklich widerspricht.
  • Eine Mitnahmepflicht des Kassenbons bzw. eine Pflicht den elektronischen Beleg herunterzuladen besteht für den Kunden jedoch nicht.
  • Soweit im Einzelfall eine Belegausgabepflicht nicht zumutbar ist, kann das Finanzamt auf Antrag davon befreien. Die Zustimmung zur Befreiung liegt im Ermessen der Behörde und kann jederzeit widerrufen werden.


Nichtbeanstandungsregelung für die technische Sicherheitseinrichtung zum Schutz der elektronischen Aufzeichnungssysteme (TSE) bis 30.09.2020

  • Es wird bis zum 30.09.2020 nicht beanstandet, wenn aufrüstbare elektronische Kassen und Kassensysteme noch nicht über die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Elektronische Kassen, die jedoch nicht aufrüstbar sind, dürfen nicht mehr eingesetzt werden. Die Weiterverwendung einer Registrierkasse ist ausnahmeweise bis längstens 31.12.2022 möglich, wenn sie zwischen dem 26.11.2010 und dem 01.01.2020 angeschafft wurde und dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010 entspricht.

Die neuen Regeln zur Verwendung einer technischen Sicherheitseinrichtung gelten für alle, die elektronische Kassen und Kassensysteme nutzen. Darunter fallen sämtliche, auch einfache, Registrierkassen, Kassensysteme und PC-Kassensysteme, die vereinfacht ausgedrückt mit Strom versorgt werden und auf denen Beträge eingetippt und erfasst werden. Unternehmen, die eine offene Ladenkasse oder eine mechanische Registrierkasse nutzen, sind nicht gezwungen, auf ein elektronisches System umzusteigen.


Um Beanstandungen zu entgehen sind einige Verpflichtungen zu erfüllen

Egal ob manuelle oder elektronische Kassenführung, beanstandungssicher ist sie nur, wenn die Kassenführung ordnungsgemäß ist. Im Einzelnen sind demnach folgende Verpflichtungen zu nennen:

Einzelaufzeichnungspflicht

  • Es besteht grundsätzlich Einzelaufzeichnungspflicht. Das bedeutet, jeder einzelne Geschäftsvorfall ist unmittelbar nach seinem Abschluss einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzuzeichnen.
  • Die Einzelaufzeichnungspflicht verlangt dabei regelmäßig, neben der in Geld bestehenden Gegenleistung, auch die Angabe des Inhalts des Geschäfts und den Namen des Vertragspartners. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € ist die Nennung des Empfängers laut §14 (6) UStG i.V. mit §33 UStDV entbehrlich.
  • Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind mindestens täglich festzuhalten. Bei Einsatz einer elektronischen Kasse sind die Kasseneinnahmen laufend, das heißt sofort, und einzeln zu erfassen. Eine tägliche Aufzeichnung reicht in diesen Fällen nicht.
  • Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung gilt unabhängig davon, ob der Steuerpflichtige ein elektronisches Aufzeichnungssystem oder eine offene Ladenkasse verwendet. Außerdem gilt der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht auch für die Steuerpflichtigen, die ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschuss-Ermittlung berechnen.
  • Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung besteht aus Zumutbarkeitsgründen bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung nicht, wenn eine offene Ladenkasse geführt wird. Wird ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet, gilt die Einzelaufzeichnungspflicht immer.


Aufbewahrungspflicht

Für elektronische Kassen und Kassensysteme bedeutet das: 

  • Alle mit dem System erzeugten, digitalen Daten sind unveränderbar und in einem maschinell auswertbaren Datenformat für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist verfügbar aufzubewahren. Im Einzelnen sind neben den erfassten, unverdichteten Einzeldaten auch die Programmierdaten, Stammdaten mit sämtlichen Änderungen, Strukturinformation etc. vorzuhalten.

Aufbewahrungspflichtig sind außerdem:

  • Die Organisationsunterlagen, wie Bedienungsanleitungen, Handbücher, Einrichtungsprotokolle, Arbeitsanweisungen zur Verarbeitung und Archivierung der Geschäftsvorfälle (Verfahrensdokumentation) etc.

Verfahrensdokumentation

  • Um die Nachprüfbarkeit der Bücher und Aufzeichnungen durch die Finanzbehörde sicherzustellen, ist es, insbesondere bei der Nutzung elektronischer Aufzeichnungssysteme, notwendig, eine vollständige Verfahrensdokumentation vorzuhalten. Dort sind die Grundlagen der Kassenführung, sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte, zu dokumentieren.
  • Auch die Verfahrensdokumentation muss für die Dauer der Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) vorgehalten werden. Eine gesetzliche Bestimmung, was in der Verfahrensdokumentation zwingend enthalten sein muss, gibt es nicht.
  • Die Verfahrensdokumentation selbst muss ständig angepasst und auf dem Laufenden gehalten werden. Änderungen ergeben sich beispielsweise durch Software-Updates, Personalwechsel, Artikel- und Preisänderungen.
  • Einen Leitfaden zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation mit Hinweisen und einer Muster-Verfahrensdokumentation zur ordnungsmäßigen Kassenführung hat der Deutsche Fachverband für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik e.V. (DFKA) auf seiner Internetseite www.dfka.net veröffentlicht.
  • Diese Muster-Verfahrensdokumentation können Betriebe als Orientierungshilfe nutzen. Je nach Lage des Einzelfalls ist es, insbesondere bei bargeldintensiven Betrieben, sinnvoll, sich vom Steuerberater unterstützen zu lassen.
  • Der Unternehmer hat außerdem dafür Sorge zu tragen, dass die Verfahrensdokumentation im Betrieb umgesetzt wird. Erforderlich ist damit, die Mitarbeiter entsprechend zu informieren und anzuweisen und danach die Umsetzung zumindest stichprobenhaft zu kontrollieren.


Grundsätzlich ist jedem Unternehmer zu empfehlen, das Thema Kassenführung nicht auf die leichte Schulter zu nehmen. Nachlässigkeit kann hier schnell teuer werden. Durch die seit 2018 neu eingeführte Kassen-Nachschau müssen bargeldintensive Betriebe mit unangemeldeten Kontrollbesuchen der Finanzbehörde rechnen. Hinzu kommt, dass eine nicht ordnungsgemäße Kassenführung zum Verlust der Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung führen kann. Dem Prüfer sind damit Tür und Tor für mögliche Schätzungen geöffnet.

 

Quelle: Handwerkskammer Reutlingen (Stand: Juni 2020)

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