Wissens-ABC

Moderne Smartphones sind nahezu vollwertige PCs und durch geeignete Software, Apps und ergänzendes Zubehör ist selbst ein Bedienen des Handys mit Maus, Tastatur und Monitor und sämtlichen Windowsfunktionen möglich. Samsung beispielsweise ermöglicht mit seinem neuen Flagshiphandy in Kombination mit einer DEX Dockingstation genau das. Das Büro, die Verwaltung und den Digitaldschungel kann ein Gründer heute durch mobile first - also wo immer es geht das Smartphone zuerst einzusetzen - entflechten. Selbst die gute alte Mail könnte durch Nutzung von Messenger-Diensten und bei entsprechender Zielgruppe stiefmütterlich verwendet werden.

Apps, Clouds und Mobile Devices

Die Cloud, WhatsApp und Co bieten gerade für Gründer eine smarte Art der Kommunikation. Ein effizientes Arbeiten, da alles auch von unterwegs aus getippt oder bespielt werden kann. Gerade beim Einsatz von WhatsApp in Verbindung mit WhatsApp Web verschwinden die Unterschiede der verschiedenen Eingabemedien nahezu komplett. Alles was auf dem mobilen Device, dem Smartphone, begonnen wurde, kann komplett mit den gleichen Funktonen am PC weiterbearbeitet werden.
Wenn WhatsApp als Servicenummer oder erste Ansprache für Kunden verwendet wird und auf der Webseite neben dem klassischen "Kontakt per Mail"-Button angeboten wird, nutzen viele Kunden diese Kontaktmöglichkeit gerne. Gerade Serviceideen und Dialoge lassen sich hier sehr gut umsetzen. Ein Chat ist weniger arbeitsunterbrechend als ein Anruf und der Kunde kann seine Wünsche ganz easy in Textform, als Sprachnachricht (Audiodatei) oder per Bild oder Video übermitteln, ohne dass der Hammer aus der Hand gelegt werden muss oder gar andere warten müssen, bis der Chef wieder fertig telefoniert hat. Entsteht zum Beispiel auf der Baustelle ein Problem, so kann nach dem Motto: "ein Bild sagt mehr als 1000 Worte" sehr schnell eine Entscheidung vom Kunden, Architekten oder anderen Handwerkern abgefragt werden.
Auch die Dokumentation von Arbeitserzeugnissen und Baufortschritten kann komplett in WhatsApp geschehen. Und damit es sich besser voneinander trennen lässt, kann für jedes neue Projekt einfach zu Beginn eine eigene Gruppe erstellt werden, in der dann alle relevanten Daten landen.

Neueste Smartphones und Software as a Service ermöglichen alles was für den Geschäftsbetrieb notwendig ist. Von Kundenmanagement bis Buchhaltung und vieles mehr. Selbst ein Drucker ist nicht erforderlich, da ein Versand per Mail z.B. von Angeboten und Rechnungen erlaubt ist, sofern die GoB(D)Vorgaben eingehalten werden. Beratung und Abstimmung mit einem Steuerberater sind vorab jedoch unbedingt nötig. Wenn es doch Papier sein soll, so ist ja noch die E-Post da, ein Service der Deutschen Post.
Durch das neue Handy von Samsung mit der Dockingstation DEX kann komplett auf einen PC verzichtet werden. WhatsApp, Office und viele andere Anwendungen lassen sich mit Smartphone und Monitor, Maus und USB-Tastatur genauso nutzen, wie unter Windows am PC. Für nahezu jede Gründung und jedes Geschäftsmodell gibt es verschiedene Tools, welche die tägliche Arbeit vereinfachen. WhatsApp ist hier meist ein fester Bestandteil, da ca. 70% der deutschen Smartphone-Nutzer (Tendenz steigend) es eh schon einsetzen und es bald auch eine Version für Business geben wird.
Doch es gibt auch Alternativen zu WhatsApp: Threema, Telegramm, oder den Facebook Messenger. Manche sind sicherer, bieten noch mehr Interaktion, doch WhatsApp hat derzeit die meisten Nutzer. Daher gilt die alte Regel: „da fischen, wo Fische sind", denn was nützt ein sicherer Messenger, wenn ich dort mit niemandem chatten kann?!

Vorsicht im Umgang mit Daten

Bei allen Chancen ist jedoch auch etwas Vorsicht geboten: Der Datenschutz, die BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) und deren neue Fassung (ab Mai 2018) bremsen etwas die Möglichkeiten. Es geht um personenbezogene Daten, welche nicht ohne Einverständnis gespeichert werden dürfen und wenn gespeichert wird, dann muss eine nachträgliche Löschung möglich sein. WhatsApp gehört Facebook. Facebook ist eine Datenkrake und wird nichts endgültig löschen. Somit ist bei der Nutzung in Verbindung mit Personen, deren Gewohnheiten und Vorlieben und auch bereits beim Speichern des Namens und der Mobilfunknummer, Vorsicht geboten. Bei Verwendung von WhatsApp in der Firma empfiehlt sich nur den Nachnamen und die Nummer zu speichern. Das ist zwar keine 100% Lösung, aber es erschwert ein eindeutiges Zuordnen von Personen zu einem bestehenden Facebook- Profil. Außerdem sollte ein Datenschutzkonzept geschrieben sein und gegebenenfalls auch ein Datenschutzbeauftragter (ab ca. 9 Mitarbeitern, die Daten speichern) eingesetzt werden um das Risiko einer Abmahnung erheblich zu mindern.
Kommunikation hat in der digitalen Welt mit Schwarmverhalten zu tun - leider oder zum Glück - denn sonst würde ein Starter auch noch ein Faxgerät brauchen. Für gelegentlichen Faxeversand eignet sich der kostenlose (5 Seiten/Monat senden) Dienst pdf24 sowohl zum Senden als auch zum Empfang.

Büro für die Hosentasche

Heute ist es möglich, das komplette Büro über das Smartphone zu bestreiten. WhatsApp für die Kommunikation und alles was dringend ist, oder mit Bildern und Medien zu tun hat. Office365 um alles lesen zu können und um Angebote, Rechnungen und Briefe zu erstellen. Eine Cloud um Daten und Dateien zu speichern. SaaS-Tools die ineinander greifen, wie Candis oder Billomat, sowie spezielle Apps, die auch dann das Arbeiten erlauben, wenn mal kein Netz verfügbar ist. Die Grenzen der Möglichkeiten sind die circa 7 Zoll-Bildschirmgröße und die reduzierte Bedienung und Dateneingabe durch tippen und wischen. Heute jedoch sind durch die Spracherkennung Siri und OK Google auch diese Nachteile mit etwas Übung überwunden.

Webinar zum Thema

Der Digitallotse des Baden-Württembergischen Handwerkstags veranstaltet in Kooperation mit den Handwerkskammern am 24.07.2017 auch ein Webinar zum Thema „WhatsApp für Handwerksbetriebe". Der Autor dieses Artikels, Michael Elbs – selbst gelernter Schreiner, Betriebswirt des Handwerks und inzwischen Unternehmensberater für Digitalisierung - wird dort in 45 Minuten nochmals zentrale Anwendungen vorstellen sowie Vorteile und Einsatzbeispiele im Handwerk behandeln. Näheres zur Veranstaltung finden Sie hier.

Quelle: Michael Elbs, Unternehmensberater im Digitaldschungel - start up Unternehmensentwicklungs GmbH